Con la llegada del verano, organizar las vacaciones de los empleados es uno de los puntos prioritarios para los departamentos de recursos humanos. En esta ocasión, te proponemos realizar esta tarea con un software específico de gestión de la jornada laboral de empleados, en lugar de las clásicas solicitudes en hojas de papel a cumplimentar, hojas de excel o correos electrónicos que pueden perderse

 Organizar las vacaciones de los empleados de manera eficaz

Organizar las vacaciones de los empleados de manera eficaz, sin dejar puestos o funciones sin cubrir durante el periodo vacacional es todo un reto. Sobre todo las empresas con un número elevado de trabajadores, donde los puestos son más especializados y coordinar a toda la plantilla puede suponer un gran esfuerzo de tiempo y recursos.

Una buena planificación en las vacaciones es necesaria por varios motivos:

1. Mantener y preservar la satisfacción y el bienestar de los trabajadores, lo que tiene un impacto directo sobre su productividad, a través del descanso.
2. Garantizar el buen funcionamiento de la compañía y su nivel de producción durante los períodos vacaciones.
3. Evitar no disponer de los recursos humanos necesarios en épocas de más actividad o durante picos de trabajo inesperados.

¿Cómo podemos planificar las vacaciones de todos los empleados de manera exitosa? Proponemos algunas ideas:

• Dependiendo del tipo de negocio que sea, seguro que existen algunos periodos de mayor actividad, intenta retener a la mayor parte de la plantilla en esos momentos y en las épocas valle proponer las vacaciones a más de un 60% de la plantilla.
• Establecer conversaciones a nivel interno de cada departamento, estudiar sus necesidades y las bases de dónde partir.
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• En caso de conflicto, la antigüedad o las circunstancias personales deben de priorizarse.
• Establecer una fecha máxima para solicitar las vacaciones y poder ser aprobadas por los responsables de cada departamento.

En el momento que ya sabemos por qué es importante gestionar las vacaciones y tenemos algunos trucos para llevar a cabo con éxito, proponemos algunas herramientas que facilitarán la tarea de organizar las vacaciones de los empleados:

Utilizar plantillas de Excel para vacaciones

La manera más tradicional de organizar las vacaciones es utilizando una hoja de Excel, lo más común es incluir el nombre del empleado, sus apellidos y marcar los días que solicita y son aprobados. El documento se puede compartir con los responsables de departamento y la dirección para su supervisión.

Sin embargo, por muy sencillo y accesible que parezca, utilizar plantillas de excel no es la mejor opción. Hay que tener en cuenta que con ese sistema no tendremos contabilizados el total de días solicitados por cada empleado y será necesario el intercambio del archivo en varios correos, lo que puede llevar a la confusión entre los empleados y responsables.

Soluciones específicas para la organizar las vacaciones

A la hora de organizar las vacaciones la digitalización también ha dado un paso de gigante. Aplicaciones y programas como B+MANAGER permiten que los empleados soliciten las vacaciones desde sus aplicaciones móviles o portales web directamente al responsable de cada departamento, y este pueda aprobarlas o denegarlas. Además, cada empleado podrá consultar sus vacaciones desde cualquier lugar y hacer modificaciones sin necesidad de intercambiar correos o llamadas.

Este tipo de sistemas también ahorra tiempo a los responsables de RR.HH, ya que de manera automática calcula el total de días de vacaciones de los empleados, los días que todavía tienen por disfrutar, etc.